Kasse
Haben Sie eine Barkasse, eine elektronische Registrierkasse?
Ja?
Dann haben Sie Handlungsbedarf. Am 01.01.2017 gelten neue Regeln für die elektronischen Registrierkassen. Die Übergangsfrist läuft am 31.12.2016 ab.
Zwischenzeitlich pfeifen es schon die Spatzen von den Dächern…. Ab 01.01.2017 müssen die elektronischen Registrierkassen revisionssicher und digital auswertbar ausgerüstet sein. Einzelaufzeichnungspflichten auf Bonebene nach den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen kurz GDPdU genannt, wird Pflicht. Nun auch ab 01.01.2017 für die elektronischen Registrierkassen. Und die digitalen Nachweise müssen 10 Jahre vorgehalten werden.
Bargeschäfte ohne elektronische Registrierkasse, so genannte „offene Ladenkassen“ oder „Handkassen“ wie zum Beispiel auf einem Wochenmarkt für Waren mit geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl an Kunden, dürfen auch nach dem 01.01.2017 weiter verwendet werden. Aber auch da gilt jetzt schon die Aufzeichnungspflicht, täglich einen dokumentierten Kassenbericht zu erstellen nach den gesetzlichen Regeln.
Für PC-Kassen besteht die Aufzeichnungspflicht nach GDPdU schon seit dem 01.01.2002. Jetzt kommen auch die elektronischen Registrierkassen dran. Es ist zumutbar, diese elektronischen Kassen technisch aufzurüsten, oder auch zu ersetzen. Zum Beispiel mit einer PC-Kasse.
Wir verweisen insbesondere auf das BMF Schreiben vom 26. November 2010 .Bei Außenprüfungen, ggfls. auch unangemeldete, werden verstärkt prüfungsrelevante Datenbestände in Augenschein genommen werden. Die Prüferinnen und Prüfer sind geschult, die Programmierung der Kassen festzustellen und auszuwerten.
Insbesondere bedeutet es dann dass die zur Kasse gehörenden Unterlagen wie Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, Protokolle über Einrichtung (Einarbeitung und Test ebenso) und Programmierung insgesamt aufbewahrt werden müssen. Rechnungen selbstverständlich auch.
Sie müssen gewährleisten, dass Sie die Kassendaten (und Unterlagen) 10 Jahre nachweisen können. Das hat schon was! Und wenn der eingebaute Speicher nicht ausreichend ist, dann müssen Sie geeignete Speichermedien vorhalten, Sicherungen erstellen und in geeigneter Form vorhalten, um die Anforderungen zu erfüllen.
Werden Sie rechtzeitig aktiv und riskieren Sie nicht Folgen einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung. Das hat den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge. (zumindest dann, wenn es sich um nicht untergeordnete Umsätze des Unternehmens handelt).
Sollten Sie es nicht schaffen Ihre Kasse passend auszurüsten oder grundsätzliche Änderungen in der Kasse gesetzeskonform zum 01.01.2017 herbei zu führen, dann können Sie am 31.12.2016 Ihre elektronische Registrierkasse abstöpseln und die Bargeschäfte mit einer „offenen Ladenkasse“ führen. Aber im Gegensatz zu einer GDPdU konformen elektronischen Kasse wird es nicht leichter. Diese Art der Kassenführung ist mit höherem Aufwand verbunden. Sie müssen jeden einzelnen Vorgang eindeutig identifizierbar mit ausreichender Beschreibung des Geschäftsvorfalls aufzeichnen. Die Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung ergibt sich schon aus dem Umsatzsteuergesetz unabhängig von der Gewinnermittlungsart. Wenn Sie für die Aufzeichnung am Markt erhältliche Programme verwenden, dann werden die nur anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung unmöglich ist. Excel zum Beispiel, zählt hier eindeutig nicht dazu. Die Kassen müssen täglich gezählt und das Wechselgeld dokumentiert werden.
Die Zeit läuft. Machen Sie sich fit. Befragen Sie Ihren Steuerberater und werden Sie aktiv. Die Folgen, wenn Differenzen festgestellt werden, können zur Umsatz- und Gewinnschätzung führen und auch ein Steuerstrafverfahren nach sich ziehen.
Bedenken Sie auch die Einarbeitungszeit in neue Systeme!
Im Detail finden Sie hier das BMF Schreiben vom 26.11.2010 zum Nachlesen:
und hier weiterführende Informationen und Erläuterungen:
http://www.steuerberater-muenchen24.de/Leistungen/Existenzgruendung_in_Muenchen/Die_Kasse_-_Wichtige_Vorschriften_fuer_Registrierkassen
https://www.e-vendo.de/registrierkasse-2016.htm?a=catalog&p=1524
https://shop-kassensysteme.de/content/11-anforderung-der-finanzamter-an-kassensysteme-gdpdu
Und hier noch pdfs zum Thema als Download:
UnterlagenNachweisebeiBargeschaeften-BMFIVA4-S03160810004-07.pdf
Unseren Mitgliedern
bieten wir mit unserem Online-Marktplatz www.illingen-hats.de auch die Teilnahme und Nutzung eines Warenwirtschaftssystems incl. Kassenfunktion.
Zu Fragen Kontaktieren Sie uns
Im Oktober 2016 ist ein Vortrag für unsere Mitglieder zum Thema Kasse geplant.
Näheres wird rechtzeitig mitgeteilt.